hoanghontinhyeu1996
New Member
Download miễn phí Luận văn Một số biện pháp nâng cao hiệu quả Công tác Văn thư - Lưu trữ ở Công ty Cơ điện và phát triển nông thôn
Văn bản là phương tiện quan trọng chưa đựng những thông tin viết không thể thiếu đối với bất kỳ doanh nghiệp nào trong quá trình hoạt động. Tại Công ty Cơ điện và phát triển nông thôn công tác xây dựng văn bản chiếm một vị trí quan trọng. Là một đơn vị có mô hình cơ cấu chức năng, các đơn vị phòng ban trong công tình yêu hoạt động độc lập dưới sự điều hành trực tiếp của Ban giám đốc. Do đó hầu hết văn bản được thực hiện trực tiếp ngay tại các phòng ban chức năng đó. Căn phòng Công ty chỉ chịu trách nhiệm đối với các văn bản thuộc lĩnh vực: Hành chính, nhân sự, tổ chức, các loại thư từ giao dịch chung trong Công ty. Các văn bản chuyên môn do các phòng ban tự soạn thảo. Văn bản sau khi đã được kiểm tra về thể thức và được lãnh đạo Công ty phê duyệt, nhân viên văn thư có trách nhiệm đóng dấu trước khi ban hành văn bản.
Để tải tài liệu này, vui lòng Trả lời bài viết, Mods sẽ gửi Link download cho bạn ngay qua hòm tin nhắn.
Ketnooi -
You must be registered for see links
Ai cần tài liệu gì mà không tìm thấy ở Ketnooi, đăng yêu cầu down tại đây nhé:
Nhận download tài liệu miễn phí
Tóm tắt nội dung tài liệu:
ết định số 07/QĐ ngày 8 tháng 3 năm 1956 của Bộ Nông nghiệp, ban đầu là xưởng 250A, nhiệm vụ chủ yếu là phục hồi máy nông nghiệp.
Đến năm 1969, theo yêu cầu phát triển của ngành cơ khí Hà nội, Bộ nông nghiệp ra quyết định số16NN/QĐ ngày 21 tháng 03 năm 1969 đổi tên xưởng thành Nhà máy đại tu máy kéo Hà Nội. Ngoài nhiệm vụ đại tu các loại ô tô, máy kéo dùng trong nông nghiệp, nhà máy còn được bổ xung thêm nhiệm vụ phục hồi phụ tùng và sản xuất chế tạo một số phụ tùng thay thế cho các loại máy nông nghiệp , các loại bơm thuốc trừ sâu và đào tạo công nhân kỹ thuật cho ngành cơ khí nông nghiệp. Sau khi đất nước thống nhất để phục vụ nhu cầu mới của ngành cơ khí nông nghiệp cả nước, Bộ Nông Nghiệp ra quyết định số 102/NN-CKQĐ ngày 02 tháng 09 năm 1977 đổi tên nhà máy đại tu máy kéo Hà Nội thành Nhà máy cơ khí nông nghiệp 1 Hà Nội với nhiệm vụ chế tạo các chi tiết phụ tùng máy nổ, máy dẫn động, máy nông nghiệp các loại. Năm 1993, theo chủ trương thành lập lại các doanh nghiệp của nhà nước, Bộ Nông Nghiệp ra quyết định số 202NN/ TCCB-QĐ ngày 24 tháng 03 năm 1993 thành lập lại nhà máy nông nghiệp 1 Hà Nội thành Công ty cơ điện và phát triển nông thôn
2. Chức năng, nhiệm vụ của Công ty Cơ điện và Phát triển nông thôn
2.1- Chức năng
Công ty cơ điện và phát triển nông thôn là một công ty có đầy đủ tư cách pháp nhân, có chức năng cụ thể sau:
Sản xuất thiết bị máy móc phục vụ cho ngành nông nghiệp, đáp ứng được nhu cầu cần thiết cho nông dân và các doanh nghiệp chế biến, tạo điều kiện nâng cao năng suất, thúc đẩy ngành nông nghiệp phát triển.
Ngoài ra công ty còn sửa chữa các loại máy móc đã hỏng hóc, gia cố lại để tiếp tục sử dụng .
Công ty có nhập những nguyên vật liệu, phụ tùng có đầy đủ tiêu chuẩn kỹ thuật để sản xuất các loại máy móc thiết bị có chất lượng cao.
2.2- Nhiệm vụ
Là một đơn vị hạch toán độc lập, công ty có những nhiệm vụ cơ bản sau:
Xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh hàng năm trình tổng công ty duyệt và tổ chức thực hiện sản xuất theo kế hoạch được giao.
Quản lý sử dụng vốn kinh doanh theo đúng chế độ, chính sách đạt hiệu quả kinh tế cao, đảm bảo phát triển vốn và tự trang trải về tài chính .
Thực hiện chế độ báo cáo thống kê kế toán theo yêu cầu của công ty.
Chấp hành đầy đủ những cam kết trong hợp đồng mua bán, liên doanh hợp tác với các tổ chức cá nhân.
Chủ động điều phối mọi hoạt động kinh doanh và quản lý các đơn vị trực thuộc theo phương án tối ưu, thực hiện mục tiêu đề ra.
Quản lý đội ngũ cán bộ, công nhân viên, công ty theo chế độ chính sách nhà nước và phân cấp của Bộ nông nghiệp.
Không ngừng bồi dưỡng, nâng nâng cao trình độ chuyên môn kỹ thuật về mọi mặt.
Thực hiện nghĩa vụ thuế và các khoản phải nộp khác theo quy định của Nhà nước và nghĩa vụ với tổng công ty theo điều lệ hoạt động của tổng công ty.
3. Cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty
Hiện nay công ty Cơ điện và phát triển nông thôn hoạt động và tổ chức quản lý theo mô hình sau:
Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý
X. Cơ khí chế tạo
X. Nhựa bơm trừ sâu
X. Máy nông nghiệp
X. Cơ khí sửa chữa
Văn Phòng
Phòng KHKT
PGĐ
Kinh doanh
PGĐ
Kỹ thuật
PGĐ tổ chức nhân sự
GĐ công ty
Phòng
kinh tế
Phòng KDTM
4- Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban.
-Giám đốc là người có quyền hạn cao nhất trong công ty trực tiếp quản lý và chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động kinh doanh của công ty thông qua các quyết định quản lý.
Phó giám đốc tổ chức nhân sự: Chịu trách nhiệm trước giám đốc về các hoạt động tổ chức hành chính, đối nội, đối ngoại. Là người trực tiếp quản lý văn phòng công ty
Phó giám đốc phụ trách kỹ thuật: chịu trách nhiệm phụ trách phòng kế hoạch kỹ thuật và các hoạt động có liên quan đến khoa học kỹ thuật, công nghệ và chất lượng sản phẩm.
Phó giám đốc kinh doanh thương mại: Phụ trách phòng kinh tế và phòng thương mại, chịu trách nhiệm trước giám đốc về các hoạt động tài chính, thương mai xuất nhập khẩu.
Ngoài ra, các phó giám đốc còn thực hiện các nhiệm vụ và chức năng khác theo sự uỷ quyền của giám đốc, trợ giúp giám đổc trong quá ra quyết định quản lý .
Phòng kinh tế có nhiệm vụ:
- Quản lý vốn
- Phục vụ nhu cầu vốn cho các hợp đồng kinh tế đã ký kết.
- Theo dói đôn đốc việc thanh quyết toán cho các HĐ kinh tế.
- Giao dịch với ngân hàng, các cơ quan chức năng của nhà nước để thực hiện các nghĩa vụ kinh tế xã hôi trong công ty.
Phòng kế hoạch kỹ thuật:
- Thực hiện nhiệm vụ quản lý chất lượng sản phẩm hàng hoá theo quy định của nhà nước.
- Theo dõi đôn đốc việc thực hiện các Hợp đồng kinh tế cấp công tình yêu và cấp xưởng.
- Nghiên cứu và lập các dự án mở rộng mặt hàng sản xuất chế tạo của Công ty. Thực hiện dự án khi được triển khai về mặt kỹ thuật.
- Tham gia tiếp thi khai thác thị trường.
Phòng thương mại;
- Khai thác các thị trường.
- Làm các thủ tục xuất nhập khẩu hàng hoá qua biên giới.
- Tham gia tìm tòi ký kết các hợp đồng kinh tế.
5 - Nhận xét về cơ cấu tổ chức trong Công ty Cơ điện và phát triển nông thôn:
Cơ cấu tổ chức của công ty hoạt động theo mô hình cơ cấu chức năng. Các phòng ban và các xưởng sản xuất hoạt động độc lập theo chức năng của mình dưới sự cchỉ đạo trực tiếp của ban giám đốc. Các phòng ban chỉ làm nhiệm vụ chuẩn bị các quyết định và theo dõi tình hình về từng lĩnh vực (kế hoạch, vật tư tài chính, lao động, tổ chức cán bộ, tiếp thị tiêu thụ vv... ) không có quyền chỉ đạo các xưởng sản xuất mà chỉ hướng dẫn.
Cơ cấu này bảo đảm sự hoạt động độc lập thống nhất giữa các phòng ban trong công ty. Tuy nhiên nhược điểm của cơ cấu này là làm cho cấp quản lý cao nhất (BGĐ) bị quá tải trong quá trình nắm tình hình và ra quyết định quản lý.
6- Mối quan hệ giữa văn phòng với các phòng ban trong công ty:
Văn phòng là một bộ phận chức năng trong mô hình cơ cấu tổ chức của công ty. Văn phòng công ty chịu trách nhiệm về các hoạt động tổ chức nhân sự, hành chính, là đầu mối thông tin về các hoạt động trong doanh nghiệp để cung cấp cho ban giám đốc trong quá trình ra quyết định quản lý và các phòng ban chức năng khác hoạt động.
Thông tin trong doang nghiệp gồm thông tin nội bộ và thông tin bên ngoài doanh nghiệp thường liên quan đến các yếu tố như :
- Chủ trương chính sách của Đảng và Nhà nước liên quan đến phạm vi hoạt động của cơ quan.
- Kế hoạch chương trình công tác, phương hướng chung.
- Quan hệ với các tổ chức cơ quan khác và giữa các đơn vị trong cơ quan.
Những thông tin trên chủ yếu được truyền đạt dưới hình thức văn bản. Do vậy, đòi hỏi công ty phải có phương pháp tổ chức hợp lý công tác quản lý hồ sơ tài liệu trong doanh nghiệp phù hợp với hoạt động chung trong toàn công ty.
ii - Thực trạng công tác văn thư lưu trữ ở công ty cơ điện và phát triển nông thôn.
a - Công tác văn thư
1. Tổ chức và quản lý văn bản đến
*Nhận và vào sổ “Công văn đến'
Văn bản được chuyển đến cơ quan trước hết phải qua bộ phận văn thư, sau khi tiếp nhận nhân viên văn thư xem nhanh qua một lượt, m...
Đến năm 1969, theo yêu cầu phát triển của ngành cơ khí Hà nội, Bộ nông nghiệp ra quyết định số16NN/QĐ ngày 21 tháng 03 năm 1969 đổi tên xưởng thành Nhà máy đại tu máy kéo Hà Nội. Ngoài nhiệm vụ đại tu các loại ô tô, máy kéo dùng trong nông nghiệp, nhà máy còn được bổ xung thêm nhiệm vụ phục hồi phụ tùng và sản xuất chế tạo một số phụ tùng thay thế cho các loại máy nông nghiệp , các loại bơm thuốc trừ sâu và đào tạo công nhân kỹ thuật cho ngành cơ khí nông nghiệp. Sau khi đất nước thống nhất để phục vụ nhu cầu mới của ngành cơ khí nông nghiệp cả nước, Bộ Nông Nghiệp ra quyết định số 102/NN-CKQĐ ngày 02 tháng 09 năm 1977 đổi tên nhà máy đại tu máy kéo Hà Nội thành Nhà máy cơ khí nông nghiệp 1 Hà Nội với nhiệm vụ chế tạo các chi tiết phụ tùng máy nổ, máy dẫn động, máy nông nghiệp các loại. Năm 1993, theo chủ trương thành lập lại các doanh nghiệp của nhà nước, Bộ Nông Nghiệp ra quyết định số 202NN/ TCCB-QĐ ngày 24 tháng 03 năm 1993 thành lập lại nhà máy nông nghiệp 1 Hà Nội thành Công ty cơ điện và phát triển nông thôn
2. Chức năng, nhiệm vụ của Công ty Cơ điện và Phát triển nông thôn
2.1- Chức năng
Công ty cơ điện và phát triển nông thôn là một công ty có đầy đủ tư cách pháp nhân, có chức năng cụ thể sau:
Sản xuất thiết bị máy móc phục vụ cho ngành nông nghiệp, đáp ứng được nhu cầu cần thiết cho nông dân và các doanh nghiệp chế biến, tạo điều kiện nâng cao năng suất, thúc đẩy ngành nông nghiệp phát triển.
Ngoài ra công ty còn sửa chữa các loại máy móc đã hỏng hóc, gia cố lại để tiếp tục sử dụng .
Công ty có nhập những nguyên vật liệu, phụ tùng có đầy đủ tiêu chuẩn kỹ thuật để sản xuất các loại máy móc thiết bị có chất lượng cao.
2.2- Nhiệm vụ
Là một đơn vị hạch toán độc lập, công ty có những nhiệm vụ cơ bản sau:
Xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh hàng năm trình tổng công ty duyệt và tổ chức thực hiện sản xuất theo kế hoạch được giao.
Quản lý sử dụng vốn kinh doanh theo đúng chế độ, chính sách đạt hiệu quả kinh tế cao, đảm bảo phát triển vốn và tự trang trải về tài chính .
Thực hiện chế độ báo cáo thống kê kế toán theo yêu cầu của công ty.
Chấp hành đầy đủ những cam kết trong hợp đồng mua bán, liên doanh hợp tác với các tổ chức cá nhân.
Chủ động điều phối mọi hoạt động kinh doanh và quản lý các đơn vị trực thuộc theo phương án tối ưu, thực hiện mục tiêu đề ra.
Quản lý đội ngũ cán bộ, công nhân viên, công ty theo chế độ chính sách nhà nước và phân cấp của Bộ nông nghiệp.
Không ngừng bồi dưỡng, nâng nâng cao trình độ chuyên môn kỹ thuật về mọi mặt.
Thực hiện nghĩa vụ thuế và các khoản phải nộp khác theo quy định của Nhà nước và nghĩa vụ với tổng công ty theo điều lệ hoạt động của tổng công ty.
3. Cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty
Hiện nay công ty Cơ điện và phát triển nông thôn hoạt động và tổ chức quản lý theo mô hình sau:
Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý
X. Cơ khí chế tạo
X. Nhựa bơm trừ sâu
X. Máy nông nghiệp
X. Cơ khí sửa chữa
Văn Phòng
Phòng KHKT
PGĐ
Kinh doanh
PGĐ
Kỹ thuật
PGĐ tổ chức nhân sự
GĐ công ty
Phòng
kinh tế
Phòng KDTM
4- Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban.
-Giám đốc là người có quyền hạn cao nhất trong công ty trực tiếp quản lý và chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động kinh doanh của công ty thông qua các quyết định quản lý.
Phó giám đốc tổ chức nhân sự: Chịu trách nhiệm trước giám đốc về các hoạt động tổ chức hành chính, đối nội, đối ngoại. Là người trực tiếp quản lý văn phòng công ty
Phó giám đốc phụ trách kỹ thuật: chịu trách nhiệm phụ trách phòng kế hoạch kỹ thuật và các hoạt động có liên quan đến khoa học kỹ thuật, công nghệ và chất lượng sản phẩm.
Phó giám đốc kinh doanh thương mại: Phụ trách phòng kinh tế và phòng thương mại, chịu trách nhiệm trước giám đốc về các hoạt động tài chính, thương mai xuất nhập khẩu.
Ngoài ra, các phó giám đốc còn thực hiện các nhiệm vụ và chức năng khác theo sự uỷ quyền của giám đốc, trợ giúp giám đổc trong quá ra quyết định quản lý .
Phòng kinh tế có nhiệm vụ:
- Quản lý vốn
- Phục vụ nhu cầu vốn cho các hợp đồng kinh tế đã ký kết.
- Theo dói đôn đốc việc thanh quyết toán cho các HĐ kinh tế.
- Giao dịch với ngân hàng, các cơ quan chức năng của nhà nước để thực hiện các nghĩa vụ kinh tế xã hôi trong công ty.
Phòng kế hoạch kỹ thuật:
- Thực hiện nhiệm vụ quản lý chất lượng sản phẩm hàng hoá theo quy định của nhà nước.
- Theo dõi đôn đốc việc thực hiện các Hợp đồng kinh tế cấp công tình yêu và cấp xưởng.
- Nghiên cứu và lập các dự án mở rộng mặt hàng sản xuất chế tạo của Công ty. Thực hiện dự án khi được triển khai về mặt kỹ thuật.
- Tham gia tiếp thi khai thác thị trường.
Phòng thương mại;
- Khai thác các thị trường.
- Làm các thủ tục xuất nhập khẩu hàng hoá qua biên giới.
- Tham gia tìm tòi ký kết các hợp đồng kinh tế.
5 - Nhận xét về cơ cấu tổ chức trong Công ty Cơ điện và phát triển nông thôn:
Cơ cấu tổ chức của công ty hoạt động theo mô hình cơ cấu chức năng. Các phòng ban và các xưởng sản xuất hoạt động độc lập theo chức năng của mình dưới sự cchỉ đạo trực tiếp của ban giám đốc. Các phòng ban chỉ làm nhiệm vụ chuẩn bị các quyết định và theo dõi tình hình về từng lĩnh vực (kế hoạch, vật tư tài chính, lao động, tổ chức cán bộ, tiếp thị tiêu thụ vv... ) không có quyền chỉ đạo các xưởng sản xuất mà chỉ hướng dẫn.
Cơ cấu này bảo đảm sự hoạt động độc lập thống nhất giữa các phòng ban trong công ty. Tuy nhiên nhược điểm của cơ cấu này là làm cho cấp quản lý cao nhất (BGĐ) bị quá tải trong quá trình nắm tình hình và ra quyết định quản lý.
6- Mối quan hệ giữa văn phòng với các phòng ban trong công ty:
Văn phòng là một bộ phận chức năng trong mô hình cơ cấu tổ chức của công ty. Văn phòng công ty chịu trách nhiệm về các hoạt động tổ chức nhân sự, hành chính, là đầu mối thông tin về các hoạt động trong doanh nghiệp để cung cấp cho ban giám đốc trong quá trình ra quyết định quản lý và các phòng ban chức năng khác hoạt động.
Thông tin trong doang nghiệp gồm thông tin nội bộ và thông tin bên ngoài doanh nghiệp thường liên quan đến các yếu tố như :
- Chủ trương chính sách của Đảng và Nhà nước liên quan đến phạm vi hoạt động của cơ quan.
- Kế hoạch chương trình công tác, phương hướng chung.
- Quan hệ với các tổ chức cơ quan khác và giữa các đơn vị trong cơ quan.
Những thông tin trên chủ yếu được truyền đạt dưới hình thức văn bản. Do vậy, đòi hỏi công ty phải có phương pháp tổ chức hợp lý công tác quản lý hồ sơ tài liệu trong doanh nghiệp phù hợp với hoạt động chung trong toàn công ty.
ii - Thực trạng công tác văn thư lưu trữ ở công ty cơ điện và phát triển nông thôn.
a - Công tác văn thư
1. Tổ chức và quản lý văn bản đến
*Nhận và vào sổ “Công văn đến'
Văn bản được chuyển đến cơ quan trước hết phải qua bộ phận văn thư, sau khi tiếp nhận nhân viên văn thư xem nhanh qua một lượt, m...