Cấu trúc máy tính và bảo trì

ợng trên thanh công cụ.
II .Các khái niệm cơ bản.
Để làm việc tốt với Excel ta phải biết một số khái niệm cơ bản.
2.1. khái niệm về Worsbook- Wors sheet _Cell.
WorsBook: là một danh sách, sổ sách làm việc trong Excel.
WorkSheet:
Là bảng công tác, phiếu công tác. Trong các chương trình bảng tính đây là một ma trận hai chiều gồm các hàng và các cột mà ta sẽ nhập các đầu đề các con số, và các công thức vào đó. Bảng này giống như một trang số cái dùng trong công tác kế toán. Đồng thời với Spreadsheet
Cell:
Đây là ô, ngăn hay khối. .Trong bảng tính điện tử, đây là một khuôn hình chữ nhật tạo thành do sự giao nhau của một hàng và một cột. Ta có thể nhập vào đó những thông tin dưới dạng văn bản (nhãn) hay các số (giá trị).
2.2.Khái niệm về các dạng địa chỉ.
Địa chỉ tương đối: là các địa chỉ cột và hàng sẽ được thay đổi khi chứa công thức được sao chép đến vị trí khác.
Địa chỉ tuyệt đối: các địa chỉ hàng và cột được cố định không thay đổi.
Địa chỉ cố định hàng: là địa chỉ mà các địa chỉ cột thay đổi, địa chỉ hàng cố định.
Địa chỉ cố định cột: là các địa chỉ mà các địa chỉ hàng thay đổi, địa chi cột không thay đổi.
Cách tạo địa chỉ: trước hết ta gõ địa chỉ, nếu ấn F4 một lần thì ta được điạ chỉ tuyệt đối. Nếu ấn F4 hai lần thì ta được địa chỉ cố định hàng. Nếu ấn F4 ba lần thì ta được địa chỉ cố định hàng. Nếu ấn F4 bốn lần thì ta được địa chỉ cố đinh cột.
Các thao tác trên bảng tính.
Khi đã nắm rõ các khái niệm cơ bản trên bảng tính thì ta đi sâu vào thực hiện các thao tác trên bảng tính.
Các dạng dữ liệu nhập và chỉnh sửa dữ liệu.
Trong Excel có rất nhiều kiểu dữ liệu khác nhau nên khi làm việc ta phải chọn kiểu dữ liệu phù hợp với công việc của mình để Excel dễ tính toán
. * Gồm các kiểu dữ liệu sau ;
dữ liệu kiểu chuỗi ( text): bắt đầu bởi các chữ cái từ a đến z (từ A đến Z) kể cả chữ hoa và chữ thường. Những dữ liệu kiểu chuỗi số như: mã tài khoản, số điện thoại,.. theo mặc định dữ liệu dạng chuỗi được căn sang phía bên trái ô.
Dữ liệu dạng số (Number): bắt đầu từ các số từ 0 đến 9, dấu +, -, *,$,... theo mặc định khi nhập dữ liệu vào bảng tính thì dữ liệu sẽ ở bên phải ô.
Dạng công thức(Formular): bắt đầu bởi dấu (=) bằng hay dấu cộng (+). Công thức nhập vào chỉ thể hiện ở thanh công thức, kết quả của nó sẽ thể hiện trong ô.
Dạng ngày gìơ (Date Time): muốn chèn vào trang tínhta vào Insert\ Date Time xuất hiện hộp thoại
lúc này ta lựa chọn ngày giờ rồi ấn OK.
Nhập dữ liệu: trước khi làm bài thì ta phải nhập dữ liệu vàobảngtính.
- Nhập dữ liệu bất kỳ: đưa con trỏ về ô cần nhập dữ liệu, nhập dữ liệu theo đúng dạng thức, dùng phím Enter, Tab, hay mũi tên 4 chiều(
để dịch chuyển con trỏ.
Nhập dữ liệu trong các ô giống nhau: trước hết bôi đen vùng cần nhập dữ liệu giống nhau, nhập dữ liệu cho ô đầu tiên, sao đó ấn tổ hợp phím (Alt +Enter).
Nhập dữ liệu trong các ô tuân theo quy luật: nhập dữ liệu cho ô đầu, nhập dữ liệu cho ô thứ 2, đặt con trỏ ở mốc điền rồi kéo chuột ( trước khi đặt trỏ chuột ở mức điền thì ta bôi đen hai ô đã nhập dữ liệu). Đặt con trỏ ở mức điền sao cho con trỏ có hình dấu cộng (+) rồi kéo chuột đến ô cần thiết.
Chỉnh sưả dữ kiệu:
Sau khi nhập xong dữ liệu, bạn bôi đen khu vực cần tạo khung, sau đó nhấp vào tam giác của nút . Bạn muốn nhấp chọn đường viền theo ý muốn của mình trong khung chọn.
Để tạo đường viền đẹp hơn bạn vào thực đơn Format Cell\ Border.
nhấp kiểu nét trong khung Style, rồi nhấp vào vị trí càn tạo viền trong khung Border. Muốn chọn màu cho đường viền cho khung Border. Muốn tạo màu cho đường viền, nhấp vào khung Color để chọn màu.
bôi đen vùng cần căn chỉnh, vào Format \Cell\Alignment.
3.2. Định dạng dữ liệu:
trong một bảng tính chứa nhiều dữ liệu có những lúc bạn muốn cho nổi bất những con số nào đó thoả mãn điều kiện để thuận tiện cho việc quan sát và mô phỏng so sánh. Bạn có thể chọn những ô có giá trị đó được biểu thị dưới dạng đặc biệt nào đó. Để định dạng những ô dữ liệu thoả mãn điều kiện bạn làm như sau: chọn khối cần định dạng. Vào thực đơn Format |Conditional Formating. Để sử dụngcác giá trị trong khối ô được chọn làm tiêu chuẩn định dạng, bạn chọn CellValueis trong Condition1 và chọn kiểu so sánh sau đó xác định các giá trị ( hay công thức nhưng bắt đầu bằng dấu (=)) trong các hộp khai báo tương ứng.
Để đánh giá dữ liệuhay xác định các điều kiện khác với giá trị trong ô chọn bạn chọn Formulaliss trong khung Condition1 làm tiêu chuẩn định dạng và khai báo các công thức trong hộp bên phải. Nhấp Format và lựa chọn các định dạng quy định cho các ô thoả mãn điều kiện tiêu chuẩn. Để khai báo cho các định dạng khác, nhấp Add và thực hiện các bước như trên. Bạn có thể xác định 3 định dạng.
Định dạng dữ liệu: Bôi đen vùng dữ liệu, vào thực đơn Format Cell\ Number chức năng này dùng để thay đổi định dạng số liệu.
vào trong hộp thoại này bạn có các kiểu tuỳ chọn để định dạng kiểu dữ liệu theo yêu cầu bài toán. Sau đó nhấp Ok.
+ Mục Horizontal: cho phép xác định vị trí dữ liệu trong ô theo chiều ngang.
+ General: trở về vị trí mặc định, nằm ở phía bên trái ô phía bên phải ô.
+ Left: căn dữ liệu sát cạnh bên trái ô, bạn có thể tạo khoảng cách giữa văn bản trong ô với cạnh bên trái trong mục Indent.
+ Center: căn dữ kiệu vào giữa ô.
+Right: căn dữ liệu sát cạnh bên phải ô.
+Fill: lặp lại dữ liệu trong ô sao cho điền đầy ô.
+ Mục Vetical: cho phép xác định vị trí dữ liệu theo chiều dọc (trục tung).
+ Mục Text Control.
+ Wrap Tễt : dữ liệu trong ô tự động xuống hàng khi chiều dài dữ liệu lớn
hơn chiều rộng.
+ Mergecells: Gộp các ô khối bôi đen thành một ô.
+ Trong phần Orientation cho phép xác định góc quay của dữ liệu.
3.3. Thao tác chèn, xoá, đổi tên.
3.3.1. Chèn hàng, cột, ô.
nhấp chuột vào ô thuộc dòng cần chèn vào vị trí đó, vào thực đơn Insert \Rows. Hàng mới chèn vào sẽ đẩy hàng đang đặt con trỏ xuống dưới hay nhấp chuột phải vào điạ chỉ hàng trong các hàng được bôi đen và nhấp Insert.
+ Để chèn cột : vào Insert\ Colums hay nhấp chuột vào tên địa chỉ các cột trong các cột được bôi đen và chọn Insert. Cột mới được chèn vào sẽ đẩy cột đang đặt con trỏ sang bên phải.
+ chèn ô: chọn phạm vi các ô cần chèn thêm các ô trống mới. Số ô được chèn vào sẽ đúng bằng số ô được bôi đen. Vào Insert\Cell.
chọn Shift Cell Right: chèn các ô mới vào bên trái các ô được bôi đen và di các ô bôi đendang bên phải. Chọn Shift Cells Down: chèn và di các ô bôi đen xuống phía dưới
3.3.2 Xoá ô, hàng và cột.
Xoá ô: nhấp ô hay bôi đen số ô cần xoá vào Edit\ Delete.
Xoá hàng và cột: nhấp ô hay bôi đen khối ô chứa các ô có địa chỉ hàng và cột cần xoá. Vào Edit\Delete.
EntireRow: xoá hàng, EntireColumn: xoá cột . Bạn có thể nhấp chuột phải vào các địa chỉ hàng hay cột đã bôi đen và nhấp Delete.
Xoá Sheet: chọn Sheet cần xoá ấn và dữ Ctrl và nhấp chuột vào từng tên Sheet. hay vào Edit\ Delete Sheet hay là nhấp chuột phải vàp các tên Sheet Delete.
3.3.3...